Dématérialisation RH
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Dématérialisation RH
La dématérialisation RH permet de dématérialiser les documents et les processus RH.
Au-delà de la numérisation des documents papier de l’entreprise et des salariés, la dématérialisation RH consiste à faire évoluer la gestion documentaire de l’entreprise (structuration des documents, archivage, signature électronique), à simplifier et sécuriser l’accès aux différents documents (coffre-fort, confidentialité), mais également à digitaliser des processus liés à l’activité des RH (Portail RH, workflow) pour faciliter les échanges entre les différents acteurs.
Depuis 2001, les évolutions successives de la législation (dématérialisation du bulletin de paie, signature électronique, …) placent la dématérialisation RH au cœur de la stratégie de digitalisation RH. En dehors de l’aspect environnemental positif du fait de la réduction de documents papiers, elle engendre une réduction des frais liés à la gestion du papier, et améliore le contrôle de l’accès aux informations sensibles.
La dématérialisation concerne un important volume documentaire couvrant l’ensemble de la vie du salarié au sein de l’entreprise :
- Données personnelles (RIB, diplômes et formations, carte de séjour, …)
- Données professionnelles (contrat de travail, DPAE, …)
- Vie dans l’entreprise (arrêts maladie, entretiens annuels, …)
- Vie après l’entreprise (solde de tout compte signé, attestation employeur, …)
Elle concerne également divers processus allant de l’onboarding du candidat, la gestion des justificatifs d’absences, des changements de données du collaborateur, à la gestion du solde de tout compte.
Cahier des charges SIRH
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Cahier des charges SIRH
Le cahier des charges (CDC) est un document rédigé par le maitre d’ouvrage (MOA) à destination du maitre d’œuvre (MOE). Son but est d’expliquer ce que le maitre d’ouvrage attend lors de la réalisation du projet.
Le cahier des charges décrit précisément le besoin du projet et met en avant les éléments importants :
- Le client va expliquer à la maitrise d’ouvrage (MOA), ce qu’il souhaite. Par exemple, un logiciel de paie qui puisse fonctionner pour une société de 500 personnes.
- Le rôle de la maitrise d’ouvrage va alors être de rédiger le besoin exprimé par le client à travers le cahier des charges. Ce dernier va aussi comprendre les spécificités techniques qui découlent de ce qu’a demandé le client. Dans le BTP, cette étape correspond au dessin des plans par l’architecte. Sur les plans, l’architecte indique ce que le client veut mais il rajoute aussi des indications à destination de la maitrise d’œuvre : où placer les arrivées d’eau par exemple.
Le cahier des charges doit comprendre l’ensemble des éléments dont la maitrise d’œuvre a besoin pour développer le logiciel sans avoir accès directement au client. Il faut donc qu’elle ait à se poser le moins de questions possibles.
Le cahier des charges est un document contractuel entre la maitrise d’ouvrage et le maitre d’œuvre, c’est ce qui doit être réalisé. Lorsque la maitrise d’ouvrage s’assure que ce qui est livré est conforme à l’attendu, elle reprend le cahier des charges. La maitrise d’ouvrage ne peut pas reprocher l’absence d’un élément qui n’aurait pas été dans le cahier des charges.
Chatbot RH
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Chatbot RH
Un chatbot RH, ou « assistant virtuel RH », est une application conversationnelle qui simule une conversation humaine via une interface de chat.
Enjeu stratégique de la digitalisation des fonctions RH, il permet d’accompagner les salariés de leur entrée dans l’entreprise jusqu’à leur départ en leur apportant des réponses sur un spectre très large de domaines (recrutement, gestion administrative, formation, …) :
- Questions relatives à la vie courante de l’entreprise (prise de congé, arrêt maladie, …)
- Questions relatives à l’actualité (gestion de crise, confinement, …)
- Demande de documents (attestation, bulletin de paie, …)
- Il peut également être étendu pour répondre à des questions administratives annexes (annuaire d’entreprise, badges perdus, …).
Le chatbot RH vient offrir un point d’entrée centralisé pour la recherche d’informations RH et ainsi répondre aux problématiques simples et récurrentes des salariés de façon immédiate et automatique. Toujours disponible, il permet un gain de temps pour les salariés mais aussi de réduire les sollicitations RH. Il soulage l’équipe RH des tâches répétitives et simples pour libérer du temps pour le traitement des sujets de fonds plus complexes.
Au-delà de l’accompagnement RH du salarié, le chatbot est souvent étendu à des questions administratives plus générales, l’apport de services complémentaires comme de la conciergerie et des services généraux/environnement de travail par exemple.
Tierce Maintenance Applicative (TMA)
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La Tierce Maintenance Applicative (TMA)
La Tierce Maintenance Applicative consiste à faire appel à un prestataire externe dont le rôle est d’assurer le bon fonctionnement d’une application informatique.
Ce dernier a en charge la disponibilité du logiciel ainsi que sa maintenance mais le client reste responsable de son usage.
Les services de la prestation sont de plusieurs types :
- Correctif pour apporter des corrections à des anomalies remontées par les utilisateurs ;
- Préventif pour pallier des dysfonctionnements futurs ;
- Assistance pour aider les utilisateurs à s’approprier l’outil ;
- Evolutif pour améliorer le fonctionnement de l’application, lui ajouter de nouvelles fonctionnalités ou tenir compte des nouvelles règles légales.
Maîtrise d’œuvre (MOE)
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Maîtrise d’œuvre (MOE)
La maîtrise d’œuvre (MOE) est la personne ou l’entité qui a pour mission de réaliser l’ouvrage dans les conditions de délais, de qualité et de coût qui ont été définis par la maîtrise d’ouvrage (MOA). Cette dernière est la personne pour qui est réalisé l’ouvrage. La maîtrise d’œuvre conçoit, dirige et contrôle l’exécution des travaux.
Quelles sont les missions de la MOE ?
La maîtrise d’œuvre est la garante de la bonne réalisation technique des solutions. Elle est responsable de la conformité des solutions retenues aux besoins exprimés par la maîtrise d’ouvrage via le cahier des charges fonctionnel. Elle a aussi un rôle de conseil et de mise en garde sur ce qui est demandé par la maîtrise d’ouvrage. Par exemple, avertir qu’une demande est infaisable ou risque de remettre en cause le reste du logiciel.
La maîtrise d’œuvre peut aussi faire des préconisations de solutions de mise en place du besoin plus adaptées à l’existant que ce qui est demandé dans le cahier des charges fonctionnel. Elle peut réaliser elle-même le produit ou missionner un fournisseur (intégrateur, TMiste, etc.) pour le faire.
En cas de recours à de multiples fournisseurs, la MOE a pour rôle de coordonner les différents acteurs qui interviennent pour réaliser le projet.
En résumé, la MOE :
- Conçoit la solution
- Réalise ou fait réaliser l’ouvrage
- S’assure du respect des délais et des coûts
- Veille à la qualité des livrables
- Assiste techniquement la MOA et lui rend compte de ce qui a été fait
Déclaration Sociale Nominative (DSN)
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Déclaration Sociale Nominative (DSN)
La DSN est une déclaration dématérialisée en ligne servant à payer les cotisations sociales et les taxes, à communiquer aux organismes sociaux les informations concernant les salariés et à reverser le prélèvement à la source de l’impôt sur le revenu. Elle doit être produite par établissement disposant d’un SIRET propre.
Elle est obligatoire pour toutes les entreprises du secteur privé depuis 2015, et depuis 2022 pour le secteur public.
La DSN a remplacé au sein d’un seul et même déclaratif différentes déclarations (DUCS, DADS-U, DSIJ, AE Pôle emploi, DOETH, DMMO, DTS, etc.). Son dépôt sur le site de net-entreprises permet un dispatch des informations auprès des organismes de protection sociale (Urssaf, Pôle emploi, Agirc-Arrco, organismes complémentaires, etc.) ou encore la Direction générale des Finances Publiques.
L’un des objectifs de la DSN est d’alléger et sécuriser la procédure de déclaration des données sociales par les entreprises. Elle doit également permettre d’homogénéiser et fiabiliser les données transmises, et à terme, de diminuer le nombre des données collectées. Elle est en lien direct avec la gestion de la paie qui produit la majorité des éléments déclarés.
La DSN repose sur la transmission de deux types de données :
- Les données concernant la paie du salarié au sens large, produites une fois par mois. On parle de DSN mensuelle.
- Les données concernant les périodes d’activité du salarié : pour l’Assurance Maladie (signalements d’arrêt maladie, accident du travail, maternité, reprises suite à arrêt de travail) et pour Pôle emploi (signalements de fin de contrat de travail). On parle alors de DSN de signalement d’événement.
En termes de périodicité et d’exigibilité :
- La DSN mensuelle est transmise tous les mois et son envoi est soumis au respect d’une échéance d’exigibilité (5ème ou 15ème jour du mois suivant le mois principal déclaré).
- Pour un événement du type « arrêt de travail » ou « fin de contrat », la DSN signalement doit être transmise dans les 5 jours qui suivent la survenance de l’événement.
Livre Blanc de Paie et de GTA
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Livre Blanc de Paie et de GTA
Un livre blanc de paie et de GTA est un document de référence détaillant les règles applicables au sein de l’entreprise afin d’assurer une bonne gestion de la paie et de la GTA.
Un livre blanc regroupe aussi bien les règles légales et conventionnelles applicables au sein de l’organisation que les règles relatives aux accords d’entreprise et d’établissement, ainsi que celles des groupés fermés, sans oublier les usages appliqués. Il formalise l’ensemble des règles de gestion des différentes entités existantes, ce qui permet d’identifier plus facilement les différences de pratiques et de les harmoniser le cas échéant.
En outre, la rédaction d’un livre blanc de paie et de GTA permet de répondre à plusieurs problématiques :
- Pérenniser les connaissances dans un contexte où les règles ne sont pas suffisamment ou formellement documentées et sont essentiellement détenues par les sachants, ce qui génère une perte de connaissances dommageable pour l’entreprise en cas de départ de ceux-ci ;
- Assurer le respect des règles par les gestionnaires de manière homogène au sein de la société, évitant ainsi les différences de pratiques erronées entre entités censées suivre le même réglementaire ;
- Sécuriser la paie et diminuer les risques de sanctions de la part de l’URSSAF, les risques sociaux, ainsi que les pertes financières dues aux erreurs ;
- Anticiper le futur notamment en vue d’un changement de SIRH Paie/GTA :
- Faciliter le travail d’harmonisation éventuel en vue d’établir les règles que la société souhaite appliquer à terme pour l’ensemble de son périmètre tout en les distinguant de celles qui devront continuer à être appliquées à un niveau plus local (établissements, groupes fermés, etc.) ;
- Compléter le cahier des charges accompagnant l’appel d’offres en étant annexé à celui-ci ;
- Permettre aux fournisseurs de mieux comprendre les besoins avec un haut niveau de précision, leur facilitant la production d’une offre détaillée laissant le moins de place possible aux zones d’ombre.
Gestion des Temps et Activités
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Gestion des Temps et Activités
Une obligation comme un atout !
Gestion de la Paie et du Déclaratif
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Gestion de la Paie et du Déclaratif
En lien direct avec les collaborateurs au travers du bulletin de salaire, la gestion de la paie est également un processus transverse qui impacte de nombreux partenaires :
- Il peut s’agir d’autres services internes, tels que la comptabilité, le reporting ou encore la DSI,
- Des acteurs externes à l’entreprise interviennent également, comme les organismes de protection sociale (Urssaf, Pôle Emploi, Agirc-Arrco, …) ou encore la Direction générale des Finances Publiques.
La Déclaration Sociale Nominative
Les partenaires externes requièrent des entrants de l’employeur, transmis essentiellement par le biais de la DSN.
Etablie tous les mois à partir des données de paie, cette déclaration sert à payer les cotisations sociales et les taxes, à communiquer aux organismes sociaux les informations concernant les salariés et à reverser le prélèvement à la source de l’impôt sur le revenu.
Planification opérationnelle
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Planification opérationnelle
Un détonateur au service du métier
La planification opérationnelle est l’action de prévoir l’affectation des temps et activités des hommes & femmes pour répondre à des besoins métier de couverture d’activité.
Comment planifier au mieux les ressources en fonction des besoins de production, de service, en tenant compte des compétences, des habilitations, des certifications, en respectant le temps de travail, en augmentant les heures productives, en régulant et diminuant les heures supplémentaires : une réalité de toute entreprise, un casse-tête opérationnel, voilà à quoi répond la planification opérationnelle.
Au-delà de l’aspect régalien de la GTA, la planification constitue la suite logique de la gestion des temps et activités en ne se contentant pas de la constater, mais dorénavant de la planifier. Toujours au cœur de l’activité métier, la planification opérationnelle est un détonateur facilitateur des planificateurs de terrain, non professionnels de la fonction RH. Elle leur permet de gagner du temps, d’optimiser le fonctionnement du service et plus globalement de l’organisation du travail, tout en assurant une équité sociale qui est devenue un sujet de préoccupation majeure des entreprises et de la bonne relation humaine.
Qu’elle soit manuelle, aidée, ou optimisée, la planification opérationnelle est devenue un enjeu majeur sur lequel les outils SIRH permettent dorénavant d’apporter une véritable valeur ajoutée en résolvant l’équation : Couverture de besoins Métier x Compétences x Respect de la règlementation
