Choisir la bonne solution de gestion de la paie

La gestion de la paie est un enjeu vital pour l’ensemble des entreprises s’appuyant au quotidien sur au moins un collaborateur salarié.

Elle se caractérise par des règles complexes et mouvantes, impliquant une grande variété d’intervenants internes et externes : DRH, direction de la comptabilité, DSI, Urssaf, DGFiP…

Il est recommandé de se reposer sur une expertise reconnue pour engager le processus de sélection d’une nouvelle solution de gestion de la paie.

HRConseil vous accompagne dans ce choix, en vous faisant bénéficier d’une démarche pragmatique et outillée et d’un référentiel de processus capitalisés, complétés par des retours d’expérience et de bonnes pratiques.

La gestion de la paie regroupe l’ensemble des tâches et responsabilités liées au processus de rémunération des collaborateurs. Elle inclut notamment la prise en compte rigoureuse des éléments influant sur la rémunération :

• primes
• absences
• heures supplémentaires
• cotisations sociales salariales et patronales
• remboursement du transport
• prise en compte rigoureuse des notes de frais des collaborateurs.

L’optimisation du logiciel de gestion de paie est primordiale à la fois pour l’expérience collaborateur, pour la performance de l’entreprise et pour la sécurité juridique de l’organisation. Cette fonction, d’une particulière complexité, est soumise à une double exigence :

• Un impératif d’exactitude : le bulletin de paie doit intégrer la situation de chaque collaborateur en temps réel, pour lui verser le montant dû chaque mois tout en éliminant le risque d’une erreur (augmentation de salaire, changement du taux de prélèvement à la source, épargne salariale…).
• Un impératif de conformité réglementaire : les dispositions légales et réglementaires relatives à la paie des salariés sont particulièrement denses et évolutives. L’outil choisi doit être en mesure de prendre en compte les spécificités prévues par la loi ou le règlement, mais aussi par une convention collective, un accord d’entreprise voir des accords d’établissement.

Le choix du bon outil de paie dépend bien sûr de sa compatibilité avec les contraintes spécifiques de votre entreprise et vos besoins métiers. Plusieurs critères classiques de sélection peuvent vous aider à opérer un premier tri parmi les solutions disponibles :

• Le type de logiciel de paie doit être tout d’abord considéré. Il existe encore des solutions hors ligne et monopostes, mais il est souvent plus judicieux de vous tourner vers un outil en ligne et en mode SaaS.
• La liste des fonctionnalités doit répondre à votre cahier des charges de façon exhaustive. Souhaitez-vous une prise en compte limitée à l’établissement des bulletins de paie ? Des modules complémentaires pour la déclaration des cotisations sociales ou bien la gestion des congés ? Définissez soigneusement vos besoins en amont.
• Le prix du logiciel de paie est naturellement à intégrer dans vos réflexions. Dans le cadre d’un logiciel accessible à distance et en mode SaaS, il se présente le plus souvent sous la forme d’un abonnement mensuel relativement accessible.
• La qualité du service client (suivi à distance par un conseiller, service d’assistance…).
• Les interconnexions possibles avec vos autres logiciels métier (CRM, SIRH, ERP…) et la facilité du partage de données (avec votre expert-comptable, l’administration fiscale, etc.).

La gestion de la paie est un processus concernant de nombreux acteurs, à la fois en interne et en externe. Le bulletin de salaire permet de maintenir une communication directe avec les collaborateurs, mais d’autres services comme la comptabilité et le contrôle de gestion sont également des clients internes des données issues de la paie. Par ailleurs, la DSI est bien entendu concernée par la maintenance de votre solution de paie. En externe, des organismes de protection sociale comme l’Urssaf, Pôle emploi et l’Agirc-Arrco peuvent aussi avoir l’utilité de vos données de paie, au même titre que la direction générale des Finances publiques. Le choix du bon outil est donc crucial pour assurer une compatibilité de bon niveau avec l’ensemble de vos interlocuteurs.

Le choix éclairé d’un logiciel de paie, puis son intégration dans votre écosystème SIRH, ne vont souvent pas de soi et ce pour des raisons multiples comme par exemple un marché SIRH foisonnant, des intérêts et objectifs divergents, le manque de temps des équipes internes, une méthodologie complexe à maîtriser…

HRConseil, spécialiste reconnu pour son savoir-faire et son expertise en matière de paie et de déclaratif post-paie, a conçu l’offre eXPaieRH. Bénéficiez d’un accompagnement complet, structuré et personnalisé pendant l’intégralité de votre projet, depuis la définition initiale de vos besoins jusqu’à la mise en service de l’outil retenu.

L’expertise HRConseil inclut par ailleurs l’accès à Libréa, notre solution digitale pour un livre blanc réglementaire complet dans le domaine de la paie et de la gestion des temps et des activités (GTA). Libréa est :

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• sous format 100 % digital
• disponible 24 h/24 et 7 j/7.

L’outil propose un référentiel de documentation unique pour l’ensemble de vos règles de paie et GTA. Il les met à disposition de tous vos collaborateurs – et notamment de vos spécialistes RH – via une interface sécurisée et particulièrement ergonomique, accessible depuis n’importe quel poste de travail.

Le choix du bon logiciel de paie est une composante fondamentale de l’efficacité organisationnelle d’une entreprise ou d’une administration. Il est impératif de prendre en compte les besoins spécifiques de votre organisation, mais aussi les caractéristiques et fonctionnalités offertes par chaque SIRH ou outil de paie sur le marché.

Une entreprise peut également choisir de confier la gestion de sa paie à un prestataire extérieur spécialisé. L’externalisation de la paie (ou BPO) liée au caractère complexe et chronophage de ce processus, représente toutefois un arbitrage stratégique… et un sujet en soi qui fera l’objet d’un prochain article.

Vous souhaitez un accompagnement expert dans votre processus de sélection ? HRConseil s’engage aux côtés de votre DRH et de votre DSI jusqu’à la finalisation complète de vos projets RH et SIRH.

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