L’expérience Collaborateur à l’ère digitale

Il est aujourd’hui indispensable de vous soucier des interactions dans le cadre des procédures internes (notamment RH) et du ressenti de vos collaborateurs. En effet, les organisations se plaçant dans le top 25 % en matière d’expérience Collaborateur affichent une performance trois fois supérieure à celle des entreprises du dernier quartile¹.

En quoi consiste l’expérience Collaborateur ? Comment et pourquoi l’optimiser ? Quels sont les atouts d’un bon SIRH en la matière ? L’essentiel à retenir avec HRConseil.

Qu’est-ce que l’expérience Collaborateur ?

L’expérience Collaborateur se réfère à l’ensemble des interactions et des perceptions d’un salarié avec son entreprise. Elle débute dès la première consultation de l’offre d’emploi et s’achève au moment où le collaborateur quitte l’organisation.

Il s’agit donc d’une notion très englobante. L’expérience Collaborateur inclut de nombreux aspects stratégiques : la culture d’entreprise, les politiques RH, les avantages sociaux, ou encore les opportunités de développement professionnel proposées en interne. Par ailleurs, elle prend en compte à la fois les interactions physiques et digitales du collaborateur avec son employeur et son environnement de travail :

• L’expérience Collaborateur digitale recense l’ensemble des relations entre le salarié et l’entreprise via les technologies numériques. Cela inclut le SIRH, les plateformes de communication en ligne, les applications mobiles ou bien encore les réseaux sociaux d’entreprise. Cette expérience est, par définition, aussi riche que l’environnement numérique accessible aux utilisateurs. Il peut s’étendre à des outils de collaboration en temps réel, des formations en ligne, des programmes de reconnaissance et de récompense, des outils d’évaluation de la performance…
• L’expérience Collaborateur physique, quant à elle, se rapporte aux interactions des collaborateurs avec les représentants de l’entreprise dans le monde réel. Cela inclut des aspects fondamentaux de la qualité de vie et des conditions de travail (QVCT), dont l’environnement de travail physique (espaces de détente, salles de réunion équipées, outils de travail modernes…), les avantages sociaux, mais aussi la qualité des relations interpersonnelles.

Chaque collaborateur s’inscrit dans un cycle de vie lui étant propre. Pour l’entreprise, l’enjeu consiste à optimiser chacune de ces phases afin de lui apporter une expérience personnalisée et sur mesure.

Pourquoi faut-il vous préoccuper de l’expérience Collaborateur ?

La qualité de l’expérience Collaborateur s’avère déterminante pour la performance de l’entreprise. Selon une étude IBM Smarter Workforce Institute et Workhuman, elle se fonde sur 5 piliers principaux :

• Le sentiment d’appartenance à l’organisation ;
• Un objectif partagé et compris par l’ensemble des collaborateurs ;
• Le sens de l’accomplissement lié à l’atteinte de ces objectifs ;
• Le bien-être général dans l’environnement de travail et le quotidien professionnel ;
• Le dynamisme de cet environnement (émulation générale, enthousiasme…).

Lorsque l’ensemble de ces conditions sont réunies, l’étude pointe une amélioration notable² :

• De la performance au travail (96 % des entreprises sondées) ;
• De la prise d’initiative par les collaborateurs (95 %) ;
• D’une meilleure rétention des talents (44 %).

Les nouvelles technologies au service du développement humain

L’avènement récent de nouvelles technologies de l’information et de la communication a refondé le rapport des collaborateurs à leur entreprise – mais aussi les outils à la disposition des directions RH.

Les évolutions les plus notables incluent :

• Une transmission et un partage instantanés de l’information entre les différents membres de l’équipe ;
• L’apparition de nouveaux modes de collaboration, dont le travail nomade, le télétravail ou la gestion de projet en mode agile ;
• L’exploitation automatisée des datas RH sur l’ensemble des domaines RH), pouvant devenir autant de KPI au sein de tableaux de bord personnalisés.

Les SIRH, vecteurs de l’expérience Collaborateur positive

La mise en œuvre d’un SIRH (système d’information de ressources humaines) est aujourd’hui incontournable pour l’amélioration de l’expérience de vos collaborateurs. Cet outil (ou plutôt cet ensemble d’outils) permet de gérer les données et les processus RH de l’entreprise. Cela inclut des tâches telles que la gestion des salaires, des avantages sociaux, de la formation et du développement, de la performance et de la mobilité des employés.

Un SIRH est favorable à l’expérience digitale du collaborateur et à la fluidité des interactions avec l’entreprise, dans l’ensemble des aspects de son activité :

• L’outil contribue d’abord à automatiser les tâches administratives ou répétitives comme la gestion des congés, des absences et des temps de travail. Les collaborateurs les gèrent en ligne, et s’évitent des démarches fastidieuses et chronophages auprès de la DRH.
• Un SIRH offre une plateforme de communication centralisée pour les personnels, pour des échanges plus rapides et transparents. Une note d’information peut être rendue disponible et mise à jour en temps réel. L’outil contribue ainsi à décloisonner la circulation de l’information entre les différents services.
• Le suivi de la performance et l’engagement Collaborateur sont facilités par un suivi et une évaluation en ligne. Les collaborateurs obtiennent un feedback régulier et peuvent s’appuyer sur des objectifs clairs.
• Un SIRH peut également améliorer l’expérience de recrutement en donnant accès à une plateforme en ligne pour les candidats. Cela facilite les démarches de candidature, la recherche d’offres d’emploi et les échanges avec les recruteurs.

Le SIRH peut inclure, par exemple³ :

• Un espace Utilisateur en ligne pour chaque collaborateur, où ce dernier peut soumettre ses demandes de congés, ses notes de frais, son emploi du temps…
• Un module de gestion des talents permettant de superviser simultanément la politique de recrutement, de formation et de talent management de la société. Une cartographie fine des talents de votre entreprise facilite un suivi personnalisé et qualitatif.
• Un module d’évaluation de la performance du collaborateur pour créer des formulaires d’entretien professionnel sur mesure.
• Un module de sondage destiné à recueillir l’avis de vos collaborateurs sur leur niveau de satisfaction ou une question précise concernant l’entreprise.
• Un module de paie pour la prise en compte automatique des éléments de rémunération chaque mois (primes, absences, notes de frais…).

L’offre NEXT d’HRConseil permet de vous accompagner dans toutes les phases de la mise en œuvre d’une nouvelle expérience pour les collaborateurs et d’une gestion digitalisée de leurs talents. Bénéficiez d’un audit complet de votre organisation et d’un accompagnement dans la sélection et l’implémentation de votre nouveau SIRH et de ses impacts sur les process Métier impactés.