Depuis l’automne 2025 (réforme de la loi n° 2025-989 du 24 octobre 2025 plus précisément), le cadre légal de l’entretien périodique, dit entretien professionnel entre employeur et salarié, a été profondément remanié. Ce dispositif, rebaptisé entretien de parcours professionnel, portait des obligations nouvelles dont la mise en pratique imposait des ajustements dans les processus RH et dans les outils de gestion des talents. Retour de printemps sur cette réforme.
Un calendrier repensé et des thèmes d’échange élargis
La fréquence des entretiens est désormais fixée à une fois tous les quatre ans, contre deux ans auparavant, avec un premier rendez-vous obligatoire dans l’année qui suit l’embauche. L’état des lieux récapitulatif du parcours, qui fait le point sur les formations suivies, les certifications obtenues et les progressions salariale ou professionnelle, intervient quant à lui tous les huit ans d’ancienneté (contre six ans précédemment).
Pour les salariés déjà en cours de cycle, les délais qui étaient non encore échus à la date du 26 octobre 2025 ont été allongés en proportion. Un bilan initialement attendu début 2026 peut ainsi être repoussé à 2028 ; un entretien dû fin 2025 peut être décalé à fin 2027.
Au-delà du rythme, le contenu de l’entretien a été enrichi. L’échange doit maintenant couvrir les compétences mobilisées dans le poste actuel et leur trajectoire d’évolution, les besoins de formation liés aux transformations de l’entreprise, les souhaits de mobilité ou de reconversion ainsi que les droits CPF et les possibilités d’abondement. L’entretien reste formalisé dans un document écrit remis au salarié et peut se tenir en visioconférence.
Des entretiens ciblés pour les salariés expérimentés et les absences longues
La réforme avait introduit deux nouveaux moments forts pour les salariés en seconde partie de carrière. D’une part, un entretien spécifique doit être organisé dans les deux mois suivant la visite médicale de mi-carrière (laquelle est réalisée dans l’année civile des 45 ans, sauf accord de branche). Cet entretien aborde en sus des thèmes classiques comme l’adaptation du poste, la prévention de l’usure professionnelle et les éventuels souhaits de reconversion. D’autre part, lors du premier entretien intervenant dans les deux années précédant les 60 ans du salarié, doivent être évoquées les conditions de maintien dans l’emploi et les modalités d’aménagement de fin de carrière (par exemple temps partiel ou retraite progressive).
Concernant les retours d’absence (congé maternité, parental, adoption, arrêt longue maladie, mandat syndical, etc.), un entretien de parcours professionnel doit être proposé systématiquement mais seulement si le salarié n’en a bénéficié d’aucun au cours des douze mois précédant sa reprise. Cette condition nouvelle évite les doublons pour les salariés récemment entrés en entretien avant leur absence.
La sanction reste inchangée dans son principe. Dans les entreprises d’au moins 50 salariés, si le salarié n’a bénéficié ni des entretiens dus sur la période de huit ans ni d’au moins une formation non-obligatoire, le CPF doit être abondé de 3 000 €. Ces deux conditions sont cumulatives : un salarié ayant suivi une formation non-obligatoire ne peut pas réclamer l’abondement même si les entretiens n’ont pas eu lieu.
Les mises à jour à prévoir dans votre gestion des Talents
L’entrée en vigueur de ces nouvelles règles rendait nécessaire plusieurs ajustements dans les modules de gestion des entretiens et des talents.
Reconfiguration des cycles d’entretiens
Les échéances doivent être recalculées pour chaque salarié en tenant compte de la date du dernier entretien réalisé. Un paramétrage du module Entretiens avec les nouvelles périodicités (1 an / 4 ans / 8 ans) est indispensable, ainsi que la mise en place d’alertes automatiques intégrant les règles de transition pour les cycles en cours.
Création de nouveaux gabarits d’entretien
Les trames existantes doivent être complétées pour inclure les thèmes supplémentaires imposés par la loi. Deux nouveaux gabarits spécifiques sont à créer : l’entretien de mi-carrière (post-visite médicale des 45 ans) et l’entretien de fin de carrière (fenêtre des 58-60 ans). Le gabarit standard doit quant à lui intégrer les rubriques CPF, compétences et mobilité.
Gestion des absences et des déclenchements conditionnels
Le paramétrage du module de gestion des absences doit être revu pour déclencher automatiquement une proposition d’entretien à la reprise, uniquement si aucun entretien n’a eu lieu dans les douze mois précédents.
Suivi de l’état des lieux et des obligations de formation
La vue récapitulative du cycle à 8 ans doit permettre de vérifier simultanément la tenue des entretiens, le suivi d’au moins une formation non-obligatoire et la réalité d’une progression salariale ou professionnelle. Ce tableau de bord est la base du contrôle interne avant un éventuel abondement correctif au CPF.
Mise à jour de la BDESE
La base de données économiques, sociales et environnementales doit désormais intégrer un bilan des actions de formation issues des entretiens de parcours professionnel, à configurer dans le module de reporting RH pour alimenter automatiquement les consultations du CSE.
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