Tout savoir sur les logiciels de gestion de la paie

Pour les entreprises, la gestion de la paie est une tâche ardue mais aussi particulièrement sensible. Cette opération exige une grande rigueur accompagnée d’une connaissance approfondie de la réglementation en vigueur.

Avec l’avènement du numérique, les entreprises disposent aujourd’hui de nombreux outils pour faciliter, optimiser le traitement de la paie. Les logiciels de gestion de paie se sont imposés comme des solutions efficaces, incontournables. Ils permettent d’optimiser la gestion des bulletins de salaire, comme les déclarations sociales et fiscales, avec le respect des normes légales.

La gestion de la paie à l’ère numérique

Les technologies du numérique ont été la source de nombreuses optimisations concernant la gestion de la paie en entreprise, notamment via de nouveaux logiciels dédiés.

Ces outils offrent, tout d’abord, une gestion centralisée des données de paie. Cette gestion facilite le suivi comme le pilotage des informations de paie à l’échelle d’un établissement ou de plusieurs sites. Elle contribue au développement de méthodes uniformisées dans l’ensemble de l’organisation.

Depuis le début du 21ème siècle, ces outils ont considérablement simplifié la tâche des professionnels de la paie. Ils permettent l’automatisation de nombreuses tâches, comme le calcul des cotisations sociales, le calcul des prélèvements fiscaux ou la génération des bulletins de paie.

La digitalisation a significativement amélioré le processus de gestion de la paie. Elle a non seulement rendu ce processus plus précis et fiable, mais elle a également considérablement réduit le risque d’erreurs de saisie. De plus, l’expérience utilisateur a été optimisée grâce à des contrôles embarqués plus nombreux, à l’amélioration continue des outils et à une veille réglementaire rigoureuse assurée par l’éditeur.

Enfin, grâce aux services en cloud ou en mode SaaS, les employés peuvent consulter leurs fiches de paie en ligne, de n’importe où, à tout moment. Ils peuvent les télécharger, les imprimer, selon leurs besoins. Les logiciels de gestion de paie améliorent l’expérience des collaborateurs au sein de votre entreprise.

Quelles sont les principales fonctionnalités d’un outil de gestion de paie ?

Les fonctionnalités prioritaires d’un système d’information des ressources humaines (SIRH) ou d’un outil de gestion de paie peuvent varier en fonction du cahier des charges de votre entreprise. Elles incluent typiquement :

• le calcul automatique des salaires en fonction des données entrées, comme les heures travaillées, les heures supplémentaires, les taux de salaire, le prélèvement à la source de l’impôt sur le revenu, les cotisations salariales, patronales, etc.
• la génération des bulletins de paie pour chaque collaborateur
• la gestion des congés payés ou des autres absences en cas d’incidence sur le montant de la paie (jour de grève par exemple)
• l’assistance aux déclarations fiscales et sociales comme la DSN (déclaration sociale nominative), la DADS (déclaration annuelle des données sociales) ;
• la gestion des avantages sociaux comme les tickets-restaurant, les chèques-cadeaux, les primes de fin d’année, etc. ;
• la veille juridique afin de prendre en compte les évolutions légales en matière de droit social ;
• une solution d’exportation des données stratégiques sous forme de tableaux de synthèse.

Les fonctionnalités du logiciel de paie et le RGDP

Les fonctionnalités de votre logiciel de paie doivent être conformes aux dispositions du règlement général sur la protection des données (RGPD) adopté en 2018. Votre entreprise doit garantir la protection des données de ses salariés mais aussi le respect de leurs droits.

Gérer les congés et absences pour optimiser la gestion de paie

Un SIRH de nouvelle génération vous permet de superviser simultanément la gestion de la paie, celle des congés et des absences de vos salariés. Cette fonctionnalité offre une vue d’ensemble sur le planning des collaborateurs. Elle assure l’intégration automatique du temps travaillé dans les éléments de rémunération.

Aujourd’hui, des outils en ligne proposent aux entreprises une large palette de configurations possibles. Cela va permettre d’adapter le fonctionnement de leur logiciel à leurs process internes. Les outils permettent de moduler :

• les types de congés et les absences
• les seuils de jours maximum autorisés pour chaque catégorie
• les règles de validation des congés et des absences.

Le logiciel de paie peut automatiquement déduire les salaires des collaborateurs en fonction de leur temps d’absence, afin d’assurer une gestion précise de la paie. Il doit être en mesure de générer des rapports de suivi des congés et des absences pour les collaborateurs.

Comment choisir un outil de gestion de paie adapté ?

Sanctions financières, fiscales ou pénales, redressement URSSAF, litige devant le conseil de prud’hommes, une gestion de paie mal maîtrisée peut avoir des conséquences majeures pour votre entreprise.

Lors du choix de votre logiciel, vous devez redoubler de vigilance grâce à un examen attentif de nombreux critères :

• le type de logiciel de paie : il peut être monoposte, c’est-à-dire installé sur les ordinateurs de l’entreprise via une licence ou en mode SaaS. Dans ce cas, il est hébergé sur un cloud, les collaborateurs y accèdent par Internet.
• la liste des fonctionnalités : adaptées à vos besoins, simples à prendre en main, sécurisées, fiables.
• le prix : il dépend des fonctionnalités, du mode d’accès (SaaS ou monoposte).
• la qualité du service client : il peut s’agir d’un accompagnement par des experts et/ou de supports ou documentations en ligne ; les interconnexions possibles avec vos autres logiciels métiers (CRM, SIRH, ERP, etc.)